Дата публикации: 7 ноября 2025 г. Время чтения: 8 минут

Как заверить трудовую книжку для ипотеки

Секрет успешной ипотеки: почему правильно заверенная трудовая книжка – ваш ключ к одобрению

Мечта о собственном жилье – одна из самых значимых целей в жизни. Ипотека открывает двери в эту мечту, но для её реализации требуется тщательная подготовка, ключевым этапом которой является сбор и оформление документов, подтверждающих вашу финансовую надежность.

Специалисты агентства недвижимости «Владис» подготовили полное пошаговое руководство о том, как правильно заверить трудовую книжку или получить актуальные сведения из СФР, чтобы банк без лишних вопросов одобрил вашу заявку. Мы подробно разберем требования законодательства, включая ГОСТ Р 7.0.97-2025, расскажем о критических ошибках, которые стоят клиентам времени и нервов, а также дадим четкий алгоритм действий, чтобы вы быстро и без проблем подтвердили свою занятость.

Фундаментальные правила заверения копии трудовой книжки в 2025 году

Получение ипотеки требует четкого соблюдения официальных процедур. Основой для заверения копии трудовой книжки служат два ключевых документа: Трудовой кодекс и национальный стандарт по делопроизводству.

Правовая основа и общие требования

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику заверенную копию документа, связанного с работой, в течение трех рабочих дней с момента получения соответствующего заявления. Причем эта услуга всегда оказывается безвозмездно. Неважно, обратились ли вы с письменной просьбой или просто попросили заверить документ устно – срок исполнения остается неизменным.

Важно понимать, что существует два типа заверения: для внутреннего пользования (для самой организации) и для внешнего пользования (например, для банка, визового центра или СФР). К документам, предназначенным для финансовых учреждений, всегда предъявляются более строгие требования, которые исключают любые сомнения в подлинности.

Обязательные реквизиты заверительной надписи по ГОСТу

Каждая заверительная надпись на копии документа должна строго соответствовать пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025. Игнорирование хотя бы одного из этих требований может стать причиной отказа банка в приеме документа. Заверительная надпись должна включать четыре ключевых элемента:

Слово «Верно» (или «Копия верна»). Это обязательная констатация соответствия копии оригиналу.
Должность лица, которое заверяет копию (чаще всего это специалист отдела кадров).
Личная подпись и её расшифровка. Обратите внимание на правила оформления Ф.И.О.: между инициалами и фамилией обязательно ставится пробел.
Дата заверения копии. Это дата, когда документ фактически был оформлен и выдан.

Специфические требования для банка и ипотеки

Когда вы готовите заверенную трудовую книжку для ипотеки, требования становятся более детализированными. Банку важно не только увидеть записи, но и убедиться в том, что оригинал не находится на руках у заемщика, а место работы является текущим.

Особый реквизит — место хранения оригинала. Поскольку документ предназначен для внешней организации, необходимо дополнительно указать, где хранится подлинник. Стандартная формулировка: «Подлинник документа находится в [Наименование организации] в деле № [номер дела] за [год]».
Подтверждение актуальности занятости. Самый критичный момент: на последней заполненной странице трудовой книжки (сразу под последней записью о приеме или переводе) необходимо сделать четкую отметку: «Работает по настоящее время в должности...» с обязательным указанием вашей текущей должности. Эта запись подтверждает, что вы не уволены на момент получения копии.
Срок действия. Банки всегда работают с актуальной информацией. Поэтому заверенная копия трудовой книжки имеет ограниченный срок действия, который обычно составляет 30 дней с даты заверения. Планируйте подачу документов так, чтобы этот срок не истек. Не забудьте об этом!

Пошаговый алгоритм: заверяем многостраничный документ безупречно

Копия трудовой книжки – это многостраничный документ, и именно процесс его физического оформления вызывает наибольшее количество вопросов и ошибок. Чтобы ваша копия была принята банком с первого раза, следуйте этому четкому алгоритму.

Подготовка копии: ничего лишнего, но все важное

Первый шаг – качественное ксерокопирование. Здесь важна не скорость, а читабельность.

Копируем только заполненное. Снимаются копии со всех страниц, где есть записи о вашей трудовой деятельности: титульный лист, а также все развороты с информацией о приеме на работу, переводах и увольнениях.
Проверка качества. Все печати, подписи и, главное, записи должны быть четкими и читабельными. Если оттиск печати на копии размыт или неразличим, она будет считаться недействительной. Пустые страницы в конце книжки пропускаются.
Единство документа. На первой странице или на обороте последнего листа копии необходимо добавить слово «Копия».

Прошивка, нумерация и усиление достоверности

Чтобы исключить возможность подмены страниц, многостраничный документ должен быть надежно скреплен и опечатан.

Нумерация листов. Каждый лист копии должен быть пронумерован – это важный этап для контроля целостности документа. Простая нумерация, например, «1», «2», «3»... в правом верхнем углу, будет достаточной.
Сшивание. Все пронумерованные листы сшиваются вместе прочной нитью, часто используется льняная или другая капроновая нить.
Запечатывание сшивки. Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа. Именно здесь происходит их фиксация: концы нитей скрепляются бумажной пломбой (обычно это небольшой квадрат или круг из бумаги), которая частично накрывает нити. Это создает надежную защиту от распечатывания.

Оформление заверительной надписи на сшивке

Завершающий и наиболее ответственный этап – проставление общей заверительной надписи, которая одновременно скрепляет пломбу и удостоверяет общее количество страниц.

Заверительная надпись размещается на оборотной стороне последнего листа, при этом оттиск печати организации должен частично заходить на бумажную пломбу, не перекрывая подпись и расшифровку. Надпись должна содержать:

Слово «Верно» (или «Копия верна»).
Четкая фраза: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью [количество] листов». Количество листов нужно обязательно указать прописью и цифрой (например, «пять (5) листов»).
Подпись, расшифровка (Ф.И.О.) и должность уполномоченного лица.
Актуальная дата заверения.

Правильно оформленная сшивка с печатью, частично захватывающей пломбу, гарантирует банку, что документ является единым целым и полностью соответствует оригиналу.

Альтернативные и дополнительные способы подтверждения занятости

В условиях цифровизации и перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) традиционная заверенная копия бумажного документа не является единственным и, зачастую, не самым быстрым способом подтверждения стажа и занятости. Банки активно принимают цифровые выписки, а иногда требуют и дополнительные финансовые документы.

Электронная трудовая: СТД-Р и СТД-СФР

Сведения о трудовой деятельности, полученные в электронном виде, часто упрощают процесс подачи документов. Здесь существуют два основных вида справок:

СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности работника). Эту справку выдает текущий работодатель. Она содержит информацию о вашей занятости, переводах и увольнениях только с этого места работы. Как и бумажная копия, она должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (при её наличии).
СТД-СФР (Сведения из Социального Фонда России). Это более ценный для банка документ, поскольку он содержит полную историю вашей трудовой деятельности со всех мест работы, начиная с 2020 года.

Преимущество: Сведения из СФР поступают из официального государственного источника. Для банка это максимально надежный и прозрачный документ, что может ускорить рассмотрение вашей заявки на ипотеку.

Как получить в 2025 году? Вы можете запросить СТД-СФР через личный кабинет на портале «Госуслуги», получив документ в виде XML-файла, или напрямую в отделении СФР. Многие крупные банки уже внедрили технологию, позволяющую вам дать согласие, и банк сам запросит эту выписку по кнопке «Госуслуги» в кредитной анкете.

Дополнительные документы для подтверждения дохода

Трудовая книжка подтверждает вашу занятость, но не всегда дает полную картину о вашем доходе. Поэтому банки часто требуют дополнительные финансовые справки:

Справка о доходах и суммах налога физического лица (ранее 2-НДФЛ). Это основной документ для подтверждения уровня заработной платы. Банки запрашивают её в дополнение к трудовой, особенно если у вас была смена работы в течение последних шести месяцев. Как и другие документы, справка должна быть подписана руководством и заверена печатью организации. Обязательно следите за её актуальностью: документ не должен быть старше 30 дней на момент подачи в банк.
Налоговая декларация. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем (ИП), ваша платежеспособность подтверждается не трудовой книжкой, а налоговой декларацией (например, 3-НДФЛ) с обязательной отметкой от налоговой инспекции о её принятии.

Заверение трудовой книжки у нотариуса

Бывают ситуации, когда вы не работаете на момент подачи заявки на ипотеку, и ваша трудовая книжка находится у вас на руках. В этом случае заверение работодателем невозможно.

Требование: Когда оригинал находится у вас, необходимо обратиться к нотариусу.
Процедура: Нотариус подтвердит подлинность представленной копии, сделав соответствующую заверительную надпись. Эта услуга является платной, и её стоимость может варьироваться в зависимости от региона.
Важный нюанс: Имейте в виду, что копия, заверенная нотариусом, теряет свою актуальность и становится недействительной, как только в трудовой книжке появляются новые записи (например, если вы устроитесь на работу).

Чек-лист: 5 ошибок, которые нельзя допустить

Соблюдение всех правил заверения – это гарантия того, что ваш документ не вернут на доработку. Специалисты «Владис» собрали список из пяти самых распространенных и критичных ошибок, которые могут задержать процесс одобрения ипотеки. Пожалуйста, проверьте по этому чек-листу готовую копию, прежде чем передавать ее в банк.

Неактуальность документа. Заверенная копия трудовой книжки (как и справка о доходах) действительна недолго. Если с даты заверения прошло более 30 дней, банк потребует новый документ. Следите за сроками!
Забыта отметка об актуальной занятости. Отсутствие записи «Работает по настоящее время в должности...» на последнем заполненном развороте однозначно приведет к отказу. Эта надпись – главное подтверждение того, что вы до сих пор числитесь в штате.
Дефекты оформления сшивки. Игнорирование правил прошивки и нумерации листов или неправильное размещение печати. Оттиск печати должен частично захватывать бумажную пломбу и заверительную надпись, а не стоять на пустом месте листа.
Неполная или избыточная копия. Копирование только титульного листа и последней записи недостаточно. Копируются все заполненные страницы. При этом, копировать все пустые страницы в конце книжки не нужно, но иногда банки просят копии чистых разворотов между записями, чтобы убедиться в отсутствии пропусков. Уточните это требование заранее.
Ошибки в самом оригинале. Если на титульном листе оригинала есть некорректные исправления (например, неправильно исправлены Ф.И.О.) или предыдущие записи о работе не заверены подписью/печатью предыдущего работодателя, банк может поставить под сомнение весь документ. Убедитесь, что ваш оригинал безупречен.

FAQ: Часто задаваемые вопросы о заверении трудовой книжки

Наш опыт показывает, что даже после изучения всех правил у заемщиков остаются конкретные вопросы, касающиеся специфики процесса. Мы собрали самые актуальные из них.

Кто в организации уполномочен заверять копию трудовой книжки?

Право заверения копий документов принадлежит руководителю организации. Однако чаще всего эти полномочия передаются уполномоченному сотруднику, который непосредственно работает с кадрами. Как правило, это специалист отдела кадров или начальник ОК. Важно, чтобы лицо, ставящее подпись, имело право доступа к трудовым книжкам. Его должность должна быть указана в заверительной надписи.

Обязательно ли копировать пустые страницы трудовой книжки?

Согласно общему правилу, для подтверждения стажа копируются все заполненные страницы и страницы, содержащие печати. Пустые развороты в конце книжки, где нет никаких записей, копировать не нужно. Тем не менее, некоторые особо требовательные банки могут попросить копировать даже чистые развороты, находящиеся между записями о работе, чтобы исключить вероятность сокрытия информации. Во избежание задержек, лучше уточнить требования вашего кредитного менеджера.

Что предпринять, если в моей трудовой книжке обнаружены ошибки или неточности?

Если вы обнаружили некорректные записи, пропуски или ошибки (например, неверно указано Ф.И.О. на титульном листе), их необходимо исправить до подачи документов в банк. Исправления вносятся работодателем, который допустил ошибку, либо текущим работодателем на основании подтверждающих документов. Неисправленные ошибки или не заверенные подписи и печати предыдущих работодателей могут стать официальной причиной отказа в приеме документов, так как банк не сможет подтвердить достоверность данных.

Можно ли получить заверенную копию трудовой книжки в электронном виде по почте?

Нет, заверенную копию бумажной трудовой книжки получить по электронной почте невозможно. Для банка требуется физический документ, который должен быть надлежащим образом прошит, пронумерован и скреплен оригинальной подписью и печатью. Однако работодатель может выдать вам сведения в формате СТД-Р (обязательно заверенные), которые могут быть отправлены вам в виде электронного документа. Но для целей ипотеки чаще всего банки требуют заверенную копию именно бумажной трудовой или выписку СТД-СФР с «Госуслуг».

Если я работаю у ИП, какие особенности заверения?

Если ваш работодатель — индивидуальный предприниматель, он также должен соблюдать все требования ГОСТ Р 7.0.97-2025. Вместо круглой печати организации (которая может отсутствовать), в заверительной надписи используется печать ИП (если она есть) или делается запись об ее отсутствии. Подпись уполномоченного лица и все обязательные реквизиты сохраняются.

Ваше ипотечное будущее начинается сегодня

Правильное заверение трудовой книжки — это не просто формальность, а один из самых значимых и, как вы убедились, детализированных шагов на пути к вашему ипотечному кредиту. Этот процесс требует предельного внимания к деталям и неукоснительного соблюдения многочисленных требований, начиная с трехдневного срока выдачи по статье 62 ТК РФ и заканчивая правилами оформления по актуальному ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Специалисты агентства недвижимости «Владис» прекрасно понимают, как дорога каждая минута в процессе покупки жилья и насколько ценно отсутствие досадных ошибок в документах. Именно поэтому, обращаясь к нам, вы получаете комплексную поддержку. Мы не только подберем для вас идеальную квартиру и самую выгодную ипотечную программу, но и возьмем на себя рутинную работу, тщательно проверив все ваши документы на соответствие требованиям банка, чтобы обеспечить вам гарантированное и быстрое одобрение.

Не тратьте свое время на бюрократические тонкости — доверьте оформление документов профессионалам! Обратитесь в АН «Владис» сегодня, чтобы уже завтра сделать первый уверенный шаг к новой жизни в вашей собственной квартире!